Dospěla vaše společnosti do stádia, kdy drobná školení menších skupin nestačí? Potřebujete pořádný kolektivní briefing, na kterém pojmete opravdu všechno? Uspořádejte konferenci. Připravte se však na to, že tato akce ukrojí značné prostředky z vašeho budgetu. Zda se vejdete do desetitisíců, nebo budete muset přihodit ještě jednu nulu, to záleží na několika faktorech.

Co vše ovlivní výši rozpočtu?

Výchozím údajem je počet účastníků dané akce. V průměru se konference účastní kolem 40 – 50 lidí, což lze také považovat za spodní hranici. Když je jasný počet účastníků, je na čase poohlédnout se po vhodném místě. Pronájem konferenčních prostor dnes nabízí spousta hotelů, kongresových a konferenčních center, z nichž většina nemá problém danému počtu lidí vyhovět.

 

A tady začíná finanční alchymie, která zajistí hladký průběh akce, protože veškeré další požadavky lze upravit tak, aby se vešly do vašeho budgetu. Které to jsou?

  • Stanovení délky konference (jednodenní vs. vícedenní)
  • Potřebné technické vybavení
  • Zajištění ubytování
  • Rozsah cateringu
  • Obslužný personál a další služby (moderátor, hostesky, kopírování, tlumočení atd.)

Rekapitulace nákladů

V zásadě je jen na vás a vašich požadavcích, kolik peněz vynaložíte. Pokud si valnou část souvisejících věcí zajistíte svépomocí, může být největší položkou samotný konferenční sál. Při skromnějším občerstvení a jednodenní akci, za pomocí dobrovolníků, či levnější pracovní sily, by se náklady mohly vejít do 15 až 20 tisíc korun. U dvoudenní akce je potřeba počítat při stanoveném počtu účastníků s víc než dvojnásobkem.

Pokud máte v plánu pořádat konferenci v reprezentativním stylu se vším všudy, včetně asistence profesionální agentury, náklady raketově stoupnou do výše statisíců. V dnešní době není žádnou raritou ani pořádání velkých mezinárodních konferencí a kongresů s účastí například tisícovky delegátů. Budgety těchto náročných eventů se pohybují kolem dvou miliónů korun a obvykle obsahují kromě standartní náplně i tlumočníky, hostesky, zajištění prezentů pro delegáty, zorganizování dopravy, ubytování, služby fotografa, či profesionální videozáznam.